Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ermöglicht es, Dokumente digital zu unterzeichnen und klassische Abläufe mit Ausdruck, handschriftlicher Unterschrift, Scan und anschließendem Versand zu reduzieren. Sie kann beispielsweise bei Verträgen, Freigaben, Vereinbarungen und zahlreichen internen Unternehmensprozessen eingesetzt werden. Dabei ist eine elektronische Signatur nicht einfach nur das eingescannte Bild einer Unterschrift. Je nach technischer Umsetzung können zusätzliche Informationen zur Identität der unterzeichnenden Person und zur Integrität des Dokuments mit der Signatur verbunden werden.
In Europa bildet die eIDAS-Verordnung einen wichtigen rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen und unterscheidet verschiedene Signaturstufen mit unterschiedlichen Anforderungen.
Die drei Signaturstufen im Überblick
Im europäischen Rechtsrahmen werden die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur unterschieden. Die Auswahl sollte sich danach richten, welches Dokument unterschrieben wird, welche rechtlichen Anforderungen bestehen und welches Beweisniveau im konkreten Prozess benötigt wird. Nicht jeder Vorgang verlangt automatisch die höchste Signaturstufe. Für zahlreiche alltägliche Prozesse kann eine einfachere Variante ausreichend sein, während bei besonders wichtigen Dokumenten höhere Anforderungen sinnvoll oder rechtlich notwendig sein können.
Unternehmen sollten deshalb nicht pauschal einen Signaturtyp für sämtliche Dokumente festlegen, sondern ihre Prozesse zunächst nach Dokumentenart, Risiko und möglichen gesetzlichen Formvorschriften strukturieren.
Einfache elektronische Signatur für unkomplizierte Prozesse
Die einfache elektronische Signatur, häufig als EES bezeichnet, bildet die niedrigste der drei Signaturstufen. Sie eignet sich vor allem für Prozesse, bei denen keine besonderen gesetzlichen Formanforderungen bestehen und ein unkomplizierter digitaler Abschluss im Vordergrund steht. Typische Einsatzmöglichkeiten können interne Freigaben oder Vereinbarungen mit vergleichsweise geringem Risiko sein.
Auch eine einfache elektronische Signatur kann grundsätzlich rechtliche Bedeutung besitzen; eine elektronische Signatur darf nach der eIDAS-Verordnung nicht allein deshalb ihre rechtliche Wirkung oder ihre Zulässigkeit als Beweismittel verlieren, weil sie elektronisch vorliegt. Welche Signaturstufe im konkreten Einzelfall erforderlich ist, sollte dennoch anhand des jeweiligen Dokuments geprüft werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur für höhere Sicherheit
Die fortgeschrittene elektronische Signatur, kurz FES, stellt höhere Anforderungen an die Zuordnung zur unterzeichnenden Person. Sie ist technisch so ausgestaltet, dass Veränderungen am signierten Dokument erkennbar werden und die Signatur eindeutig mit der jeweiligen Person verbunden werden kann. Dadurch bietet sie gegenüber einer einfachen elektronischen Signatur ein höheres Maß an Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft. Für Unternehmen kann sie beispielsweise bei Vertragsprozessen interessant sein, bei denen eine stärkere Identifikation gewünscht wird, ohne dass zwingend die Anforderungen einer qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden müssen. Bei entsprechenden Plattformen wird vor der Nutzung häufig eine Form der Identifikation durchgeführt.
Qualifizierte elektronische Signatur als höchste Stufe
Die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, stellt innerhalb der eIDAS-Systematik die höchste Signaturstufe dar. Für sie gelten besondere Anforderungen an Identifizierung, Zertifikate und technische Infrastruktur. Der entscheidende Unterschied besteht in ihrer Rechtswirkung: Nach Artikel 25 der eIDAS-Verordnung besitzt eine qualifizierte elektronische Signatur grundsätzlich die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Eine in einem EU-Mitgliedstaat auf einem qualifizierten Zertifikat basierende QES muss außerdem in den anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt werden. Gerade bei Dokumenten mit höheren formalen Anforderungen kann diese Signaturstufe deshalb eine wichtige Rolle spielen.
Digitale Unterschriftsprozesse effizient organisieren
Der Nutzen elektronischer Signaturen geht über die eigentliche Unterschrift hinaus. Digitale Plattformen ermöglichen es, Dokumente hochzuladen, mehrere Personen zum Unterzeichnen einzuladen und eine bestimmte Reihenfolge der Unterschriften festzulegen. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, welche Dokumente bereits unterschrieben wurden und welche Signaturen noch ausstehen. Dadurch können Prozesse, die zuvor aus mehreren E-Mails, Ausdrucken und manueller Ablage bestanden, wesentlich strukturierter organisiert werden.
Besonders bei wiederkehrenden Vertrags- und Freigabeprozessen kann dies den administrativen Aufwand reduzieren. Unternehmen sollten bei der Einführung deshalb nicht nur die eigentliche Signatur betrachten, sondern den gesamten Ablauf von der Dokumentenerstellung bis zur revisionsgerechten Ablage analysieren.
Elektronische Signaturen in bestehende Systeme integrieren
Besonders effizient werden digitale Signaturprozesse, wenn sie direkt in bereits verwendete Unternehmenssoftware eingebunden werden. Skribble bietet dafür beispielsweise Integrationen für Anwendungen und Systeme wie Microsoft 365, Google Drive, SAP und Salesforce sowie eine offene REST-API für individuelle Anbindungen. Dadurch können Unternehmen Signaturprozesse aus bestehenden Arbeitsumgebungen heraus starten und den Status laufender Vorgänge weiterverarbeiten.
Solche Integrationen können Medienbrüche reduzieren, weil Dokumente nicht ständig heruntergeladen, über andere Systeme versendet und anschließend wieder hochgeladen werden müssen. Gerade bei größeren Signaturvolumen oder automatisierten Geschäftsprozessen kann eine API-Anbindung deshalb ein wichtiger Bestandteil einer langfristigen Digitalisierungsstrategie sein.
Die passende Signaturart für jeden Prozess festlegen
Unternehmen sollten vor der Einführung elektronischer Signaturen zunächst erfassen, welche Dokumenttypen regelmäßig unterschrieben werden. Anschließend kann geprüft werden, welche rechtlichen und internen Anforderungen für diese Dokumente gelten. Dadurch lässt sich festlegen, ob eine einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden sollte. Zusätzlich spielen Datenschutz, Identifikationsverfahren, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsmöglichkeiten und die spätere Dokumentation des Vorgangs eine Rolle.
Eine klare Zuordnung der Signaturstufen verhindert, dass bei einfachen Prozessen unnötig komplexe Verfahren eingesetzt werden oder bei sensiblen Dokumenten ein zu niedriges Sicherheitsniveau gewählt wird. Bei rechtlich besonders relevanten Dokumenten kann zusätzlich eine individuelle rechtliche Prüfung sinnvoll sein.
Fazit
Elektronische Signaturen ermöglichen Unternehmen, zahlreiche Vertrags-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse vollständig digital abzuwickeln. Entscheidend ist dabei die Auswahl der passenden Signaturstufe. Während einfache elektronische Signaturen für viele unkomplizierte Abläufe eingesetzt werden können, bieten fortgeschrittene Signaturen eine stärkere Zuordnung zur unterzeichnenden Person. Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt innerhalb der EU grundsätzlich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Besonders effizient wird E-Signing, wenn Signaturprozesse mit bestehenden Dokumentenmanagement-, CRM- oder Unternehmenssystemen verbunden werden. Wer Dokumentarten, rechtliche Anforderungen und interne Abläufe vorab strukturiert, kann elektronische Signaturen gezielt und dauerhaft in die eigenen Geschäftsprozesse integrieren.
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Ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?
Elektronischen Signaturen darf nach der eIDAS-Verordnung nicht allein wegen ihrer elektronischen Form die rechtliche Wirkung oder Zulässigkeit als Beweismittel abgesprochen werden. Welche Signaturstufe für ein bestimmtes Dokument erforderlich ist, hängt jedoch von den jeweiligen rechtlichen Anforderungen ab.
Was ist der Unterschied zwischen EES, FES und QES?
Die drei Varianten unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich Identifikation, technischer Sicherheit und rechtlicher Anforderungen. Die QES erfüllt die höchsten Anforderungen und besitzt in der EU grundsätzlich die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Können elektronische Signaturen in bestehende Software integriert werden?
Ja. Moderne E-Signatur-Lösungen können je nach Anbieter über fertige Integrationen oder APIs mit Dokumentenmanagement-, CRM-, ERP- und anderen Unternehmenssystemen verbunden werden. Dadurch lassen sich Signaturprozesse direkt in bestehende digitale Workflows integrieren.
